Czy warto podpisywać umowę z jednoosobową firmą

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza forma prowadzenia firmy w Polsce, więc pytanie nie brzmi, czy z takimi firmami współpracować, tylko co ta forma zmienia dla Ciebie jako klienta.

Kto tu właściwie odpowiada

W jednoosobowej działalności przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Z perspektywy zamawiającego to nie jest wada, lecz zaleta, bo za umową stoi konkretna osoba, a nie kapitał zakładowy spółki, który może wynosić pięć tysięcy złotych.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest odwrotnie. Za zobowiązania odpowiada spółka swoim majątkiem, a wspólnicy w zasadzie nie odpowiadają osobiście. Odpowiedzialność członków zarządu pojawia się dopiero w określonych sytuacjach, na przykład gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, a zarząd nie zgłosił w czasie wniosku o upadłość.

Dlatego w sporze o niewykonaną usługę mała jednoosobowa firma bywa łatwiejszym adresatem roszczenia niż spółka bez majątku. To przeciwieństwo intuicji, którą podpowiada nazwa.

Ryzyko, które faktycznie istnieje

Prawdziwym ryzykiem przy jednoosobowej działalności nie jest odpowiedzialność, tylko ciągłość. Jeden człowiek choruje, bierze urlop i miewa dwa zlecenia naraz. Jeżeli Twoja usługa jest krytyczna czasowo, zapytaj wprost, kto wykona pracę, gdy wykonawca będzie niedostępny, i czy ma podwykonawców.

Drugie ryzyko to skala. Jednoosobowa firma może nie mieć zaplecza na duże zamówienie i finansowania materiału z góry. To nie dyskwalifikuje, ale tłumaczy, dlaczego prosi o przedpłatę na materiał, i pokazuje, gdzie ustawić granicę zaliczki.

Jak sprawdzić taką firmę

Wpis w CEIDG jest jawny, bezpłatny i wyszukasz go po numerze NIP. Sprawdzasz w nim status działalności, datę rozpoczęcia, adres oraz kody PKD. Status zawieszony w momencie podpisywania umowy jest sygnałem do rozmowy, a nie do automatycznej rezygnacji, bo zdarza się, że przedsiębiorca właśnie wraca do działalności.

Przy jednoosobowej firmie nie ma odpowiednika odpisu z KRS ani sprawozdań finansowych, więc obraz kondycji finansowej jest ograniczony. Zostają rejestry dłużników, ale dostęp do nich bywa płatny, a wpis nie jest obowiązkowy, więc brak wpisu niewiele dowodzi.

Drugą warstwą jest historia pracy. Opinie klientów, zdjęcia realizacji z możliwością weryfikacji adresu, referencje, do których da się zadzwonić. W tej formie działalności reputacja konkretnej osoby zastępuje sprawozdanie finansowe.

Co zapisać w umowie

Dane muszą być pełne, czyli imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa firmy, adres i numer NIP. Umowa z samą nazwą handlową, bez danych identyfikujących przedsiębiorcę, komplikuje każde późniejsze dochodzenie roszczeń.

Poza tym warto zapisać zakres i terminy, wysokość oraz charakter przedpłaty, zasady prac dodatkowych, a także termin usunięcia usterek po odbiorze. Przy pracach wymagających uprawnień, na przykład instalacji gazowych czy elektrycznych, dopisz obowiązek przekazania protokołu i wskaż osobę z uprawnieniami, jeżeli wykonawca zleca ten zakres komuś innemu.

Faktura, rachunek, zwolnienie z VAT

Jednoosobowa firma może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, więc brak podatku na fakturze nie oznacza, że coś jest nie tak. Sprawdzić i tak warto, czy rachunek bankowy z faktury zgadza się z wykazem podatników VAT, o ile firma jest czynnym podatnikiem, bo to najprostsza ochrona przed podmienionym numerem konta.

Dla Ciebie jako konsumenta forma prawna wykonawcy nie zmienia uprawnień. Reklamacja usługi, odpowiedzialność za zgodność z umową i prawo odstąpienia przy umowach zawartych na odległość działają tak samo, niezależnie od tego, czy po drugiej stronie stoi spółka, czy jedna osoba.

Krótko

Jednoosobowa firma bywa lepszym partnerem niż duża spółka, bo odpowiada osobiście i zwykle sama wykonuje pracę. Jej słabością jest ciągłość i skala, więc te dwie rzeczy dopytaj przed podpisem, a resztę sprawdzisz w CEIDG w kilka minut.

Podwykonawcy, czyli kto naprawdę przyjedzie

Przy większych zleceniach jednoosobowa firma często zleca część prac dalej. To normalne i nie jest wadą, dopóki wiesz o tym z góry. Problem pojawia się wtedy, gdy podwykonawca dowiaduje się o zakresie na miejscu, a Ty dowiadujesz się o jego istnieniu, gdy coś trzeba poprawić.

Zapisz w umowie, że za całość odpowiada przed Tobą wykonawca, z którym podpisujesz umowę, niezależnie od tego, komu zleci poszczególne prace. Dzięki temu nie musisz ścigać trzech osób, tylko jedną, a ona rozlicza się ze swoimi ludźmi samodzielnie.

Przy pracach wymagających uprawnień zapytaj o nie wprost i poproś o kopię. Dotyczy to instalacji elektrycznych, gazowych, prac na wysokości i wszystkiego, co kończy się protokołem odbioru. Uprawnienia ma konkretna osoba, nie firma, więc liczy się to, kto fizycznie wykona pracę.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej

Duża część jednoosobowych firm usługowych ma polisę OC z tytułu prowadzonej działalności, bo bez niej jedno zalanie sąsiada potrafi przewrócić budżet roku. Pytanie o polisę nie jest niegrzeczne, jest standardem przy zleceniach, w których coś może pójść kosztownie nie tak.

Sprawdź nie samo istnienie polisy, lecz sumę gwarancyjną i zakres. Polisa na niewielką sumę przy pracach w budynku wielorodzinnym jest formalnością, która nie pokryje realnej szkody.

Gdy wykonawca kończy działalność

To ryzyko właściwe tej formie prawnej. Wykreślenie z CEIDG nie umarza zobowiązań, bo przedsiębiorca odpowiada osobiście, więc roszczenie nie znika razem z wpisem. W praktyce jednak dochodzenie go bywa trudniejsze, dlatego przy dłuższych gwarancjach na wykonaną pracę warto rozważyć, czy zlecenie krytyczne powierzać firmie jednoosobowej, czy podmiotowi z zapleczem.

Przy usługach abonamentowych i serwisowych zapytaj wprost, co dzieje się z Twoim sprzętem i danymi, jeżeli firma zakończy działalność. Dobra odpowiedź brzmi konkretnie i jest zapisana w umowie, a nie kończy się zapewnieniem, że to się nie zdarzy.