Czy warto sprawdzać firmę w CEIDG i KRS przed podpisaniem umowy

Zanim wpłacisz zaliczkę albo podpiszesz umowę, masz do dyspozycji trzy darmowe rejestry, które powiedzą o firmie więcej niż jej własna strona internetowa. Sprawdzenie zajmuje kilka minut, a chroni przed sytuacją, w której okazuje się, że firma nie istnieje, jest zawieszona albo prowadzi zupełnie inną działalność, niż deklaruje w ogłoszeniu.

Co znajdziesz w CEIDG

CEIDG to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, czyli rejestr jednoosobowych działalności i wspólników spółek cywilnych. Wpis jest jawny i bezpłatny, a wyszukasz go po nazwie, imieniu i nazwisku przedsiębiorcy albo po numerze NIP.

Najważniejszy jest status wpisu. Firma może być aktywna, zawieszona albo wykreślona. Zawieszenie oznacza, że przedsiębiorca formalnie nie prowadzi działalności, nie może wystawiać faktur za bieżącą sprzedaż i nie odprowadza składek. Jeżeli ktoś umawia się z Tobą na remont w przyszłym miesiącu, a jego wpis jest zawieszony od pół roku, to nie jest drobna formalność, tylko sygnał, że rozmawiacie o czymś, czego firma w tej chwili nie robi.

Druga rzecz to data rozpoczęcia działalności. Nie przesądza o jakości pracy, bo dobra ekipa może działać od trzech miesięcy, a słaba od dwudziestu lat. Mówi jednak, na ile deklaracje z ogłoszenia pokrywają się z rzeczywistością. Firma, która chwali się piętnastoletnim doświadczeniem, a wpis ma sprzed roku, powinna umieć to wyjaśnić, na przykład wcześniejszą pracą na etacie albo działalnością w innej formie prawnej.

Trzecia to kody PKD, czyli zakres zgłoszonej działalności. Wpis potrafi zawierać kilkanaście kodów, bo przedsiębiorcy zgłaszają je na zapas, więc sam kod niczego nie gwarantuje. Warto jednak sprawdzić, czy ten przeważający ma cokolwiek wspólnego z usługą, którą zamawiasz.

Co znajdziesz w KRS

Spółki, fundacje i stowarzyszenia znajdziesz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wyszukiwarka jest bezpłatna, a odpis aktualny pobierzesz samodzielnie, podając numer KRS. Poza nazwą, adresem i numerami NIP oraz REGON zobaczysz tam formę prawną, wysokość kapitału zakładowego i osoby uprawnione do reprezentacji.

Ten ostatni punkt bywa niedoceniany, a potrafi uratować umowę. Jeżeli dokument podpisuje osoba, która nie jest w rejestrze ujawniona jako uprawniona do reprezentacji i nie ma pełnomocnictwa, to umowa może być kwestionowana. Przy większych zleceniach po prostu porównaj nazwisko z umowy z tym, co widzisz w odpisie.

W KRS znajdziesz też wzmianki o postępowaniu upadłościowym, restrukturyzacyjnym albo o otwarciu likwidacji, a w Repozytorium Dokumentów Finansowych sprawozdania finansowe spółek. Jeżeli planujesz dużą inwestycję, sprawozdanie za ostatni rok powie Ci więcej niż cała strona z realizacjami.

Biała lista VAT, czyli rachunek bankowy

Trzecim rejestrem jest wykaz podatników VAT prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową, w potocznym języku biała lista. Sprawdzisz w nim, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i, co ważniejsze przy płatnościach, czy numer rachunku podany na fakturze rzeczywiście należy do tej firmy.

Przy płatnościach powyżej piętnastu tysięcy złotych między przedsiębiorcami przelew na rachunek spoza wykazu niesie konsekwencje podatkowe, ale nawet przy mniejszych kwotach warto zajrzeć. Podmiana numeru rachunku w treści faktury to jeden z popularniejszych scenariuszy oszustwa i rejestr wyłapuje go w kilkanaście sekund.

Czego rejestry nie powiedzą

Rejestr jest zapisem stanu formalnego, nie oceną jakości. Nie znajdziesz w nim informacji o tym, czy ekipa kończy prace w terminie, czy odbiera telefon po podpisaniu umowy i czy sprząta po sobie. Aktywny wpis nie jest rekomendacją, tylko punktem wyjścia.

Rejestry nie pokazują też sporów, które nie trafiły do sądu, ani reklamacji rozpatrzonych odmownie. Z tego samego powodu brak wzmianki o upadłości nie oznacza, że firma jest w dobrej kondycji, a jedynie że nie toczy się wobec niej postępowanie ujawnione w rejestrze.

Jak to poskładać w praktyce

Dobry porządek działania jest prosty. Zaczynasz od numeru NIP, bo on jest jednoznaczny, a nazwy bywają mylące i powtarzalne. Potem sprawdzasz status wpisu oraz zakres działalności, następnie osobę, która podpisuje umowę, a na końcu rachunek bankowy z faktury. Dopiero mając te cztery rzeczy, siadasz do negocjowania zakresu prac i terminu.

Jeżeli firma nie chce podać numeru NIP, to jest odpowiedź sama w sobie. Numer identyfikacyjny podaje się na fakturze i w umowie, więc nie ma powodu, żeby robić z niego tajemnicę na etapie rozmowy.

W naszym spisie dane rejestrowe każdej firmy widzisz od razu na jej profilu, razem z kodami PKD i adresem z rejestru. Opinie są osobną warstwą i mówimy wprost, jak je weryfikujemy. Jedno i drugie warto czytać razem, bo rejestr mówi o formalnym istnieniu firmy, a opinie o tym, jak się z nią pracuje.

Sytuacje, w których sprawdzenie ratuje pieniądze

Pierwsza to podmieniony rachunek na fakturze. Mail wygląda jak poprzednie, nazwa firmy się zgadza, a numer konta jest inny. Weryfikacja rachunku w wykazie podatników VAT zajmuje kilkanaście sekund i jest jedyną szybką metodą wychwycenia tego scenariusza.

Druga to firma zawieszona, która przyjmuje zaliczki na prace planowane za kilka tygodni. Formalnie nie prowadzi działalności, a Ty wpłacasz pieniądze na poczet usługi, której nie ma kto zafakturować.

Trzecia to podszywanie się pod istniejącą, dobrze ocenianą firmę. Oszust używa cudzej nazwy i cudzych opinii, ale podaje własny numer telefonu i własne konto. Porównanie numeru NIP z ogłoszenia z tym, który widnieje w rejestrze i na stronie firmy, rozstrzyga sprawę od razu.

Czwarta to spółka w likwidacji. Dopisek o likwidacji jest częścią nazwy w rejestrze, więc widać go od razu, a oznacza, że podmiot kończy działalność i nie zaciąga nowych zobowiązań na lata.

Czego szukać przy dużym zleceniu

Przy inwestycji, która pochłania oszczędności, sam status wpisu to za mało. Przy spółkach warto zajrzeć do sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych, bo pokazują skalę działalności i to, czy spółka w ogóle składa dokumenty. Brak sprawozdań przez kilka lat jest sygnałem samym w sobie.

Przy jednoosobowej działalności takiego źródła nie ma, więc zostaje historia pracy: realizacje, do których da się dotrzeć, referencje z telefonem i opinie opisujące konkretne zlecenia. Warto też zapytać o polisę odpowiedzialności cywilnej, jeżeli praca będzie wykonywana w Twoim lokalu.

Jak długo są ważne te dane

Rejestr pokazuje stan na moment sprawdzenia, a nie prognozę. Jeżeli między weryfikacją a podpisaniem umowy mija kilka tygodni, warto zajrzeć drugi raz, zwłaszcza przy większych kwotach. Wpis może zmienić status z dnia na dzień, a informacja sprzed miesiąca nie chroni przed sytuacją z dzisiaj.

Dobrym nawykiem jest zapisanie daty i zrzutu ekranu z rejestru w dniu podpisania umowy. Kosztuje chwilę, a w sporze pokazuje, że dochowałeś staranności przy wyborze kontrahenta.